产品数据集中管,图纸资料保安全

               ——某电子公司PDM项目实施案例

企业简介

该电子公司位于常州高新技术产业开发区,是一家专业从事电源变压器、充电器、电子变压器、开关电源的设计和生产的制造型企业,年产各类产品3000多万只,产品的质量、品种和销量均处于国内同行业中领先地位。其电源变压器系列产品拥有德国、英国、美国、澳大利亚等20 多个国家800 多个品种的产品出口许可证,产品全部出口,并在澳大利亚、德国、英国等国家占有90%以上的市场份额。

需求背景

该公司产品,由于出口的国家数量众多,每个国家都有不同安全规范和技术要求,因此产品的品种、型号繁杂,批次多、更新快,随着企业的不断发展,管理难度也在逐渐加大,并开始制约企业的发展。
公司领导敏感地意识到,需要采用信息化手段来帮助企业解决问题。随着ERP系统的成功上线,物料、库存、采购、资金等供应链方面的管理问题得到了有效的解决,生产效率和管理效率都得到了很大的提高。
但在技术管理方面,特别是图纸和技术资料的管理上,仍然面临着很多问题和困惑。

实施过程

天泽的实施团队首先对该公司的技术管理现状进行了详细的调研,对发现的每一类问题都进行了归纳和分析,并提出了针对性的解决方案。经过双方深入的讨论后,确定了PDM图文档在该公司的实际应用模式。

应用模式

该公司需要管理的对象主要包括产品和零部件的图纸、相关的技术文件、安全规范文件、各种图标、图片等。这些文档被导入PDM图文档系统后,以加密形式,集中存储在图文档服务器中,必须通过图文档客户端,并获得相应的权限后才能访问。
为了便于管理,系统根据文档的形式和作用,分别采取了不同的管理方式:

用产品结构树方式管理带有结构化信息的产品图纸

 

 

这类图纸通常带有标题栏、明细表等表达产品构成方式数量的信息。通过PDM图文档系统提供的图纸导入功能,可以提取这些结构信息,并在图文档系统中创建产品结构树。
“树”的顶端是产品总装,每个分叉节点代表构成产品的零部件,然后在每个节点上存放(导入)相应的图纸文件,从而形成对产品全套图纸的可视化、结构化存储。整个图纸导入过程可以实现完全的自动化和批量化(当然手工干预和调整也是允许的),效率很高;产品结构树可以直接输出成XLS格式的设计BOM,方便今后为ERP系统提供BOM信息。

建立通用零部件库

在产品结构树上,用类似产品的形式,建立结构化的通用零部件树。在设计产品时,这些通用零部件可以被设计人员共享,并通过复制、借用等方式直接运用于新的产品设计中,从而大大提高设计效率。

用文件夹形式管理非结构化文档。

非结构化文档主要包括各种技术规范、手册、图片、各类管理性文件(比如ISO9000体系文件)等一切不含有产品结构数据的文档,它们可以根据实际需要,被分类存放在文档树中。文档树中可以创建任意数量、任意层次的文件夹,与Windows的资源管理器很类似,非常便于理解和使用。
这些文档中有一些是比较特殊的,比如某个产品的设计说明、效果图、用户手册等,它们与相应的产品密切相关。图文档系统可以在产品结构树和这些文档之间,以产品为纽带建立关联关系,比如在产品结构树中定位到某个产品时,在文档树中可以自动定位到相应的文件夹,维护和查找资料更方便。

系统实现的主要功能

PDM图文档系统的功能非常多,在该项目中,使用的系统功能主要包括:

人员权限管理:

通过权限配置,可以对图文档中的产品、零部件、文件夹、文档等所有对象设置不同的访问权限,从而实现精细化的安全管理;同时系统还采用了基于角色的权限模型,能对系统的使用人员,按工作范围、内容、涉及的产品进行分组,并按分组进行集中授权,简化了授权方式,大大降低了权限管理的难度。

文档的操作:

通过PDM图文档客户端,可以直观地访问各种文档,能对文档进行创建、修改、删除、导入、导出等操作;能批量自动导入图纸,并创建产品结构树,能批量导入文件夹和文档;而且无需安装设计软件就可以直接预览和打印文档。

版本管理:

每一次对文档的修改操作都会在系统中创建新的版本,旧的版本仍然保留,并且可以查看,但只有一个版本(称为有效版本,默认为当前的最新版本,也可以将某个历史版本设置为有效版本)的文档允许进行各种操作,从而避免了版本混乱导致的错误。

日志记录:

所有对文档的操作都会在系统留下操作记录,以便事后追溯,从而使信息安全得到有效的保障。

数据查询:

通过输入关键字可以快速查询文档,并在图文档界面中定位到相应的节点或文件夹。对于经常使用的查询条件可以在系统中固化,从而进一步提高查询效率。

报表:

PDM图文档的报表功能非常灵活,可以使用内置的报表模板,也可以通过报表工具自定义。巨泰电子的报表主要包括BOM、自制件、外购件清单等,均通过报表工具设计成该公司要求的格式。

实施过程

整个实施过程主要分为三个阶段。
第一个阶段主要实现集中存储,即将在文档树中,按文档类别、所属产品等分类方式建立文件夹,批量地将各种非结构化文档,以及不再需要结构化管理的历史图纸等导入这些文件夹,从而实现文档的集中化管理,控制访问权限,文档预览、版本管理、快速查询、文档操作等功能一并启用,同时对技术人员进行操作培训,并要求他们逐步适应基于PDM图文档的工作方式。
第二阶段主要实现基于产品结构树的精细化管理。这个阶段是图文档实施过程中难度最大的,需要根据确定的图纸样式,对原先的图纸进行整理和规范,然后通过批量导入自动创建产品结构树,工作量比较大。为了确保这个阶段的实施工作顺利进行,公司总经理亲自参与项目,督导项目进度,排除一切干扰,经过1个多月的努力,大部分现有产品及通用零部件全部完成导入和结构化,为项目的最终成功奠定了基础。
第三阶段主要实现了PDM图文档与ERP的数据集成。
通过少量的二次开发,实现了在PDM图文档界面中直接向ERP查询获取相应的物料信息,并自动填写到图文档的属性页及图纸相应位置的功能(根据双方确定的集成方案,图文档中导出的设计BOM并没有直接导入ERP,原因是设计BOM需要经过工艺等部门的再加工,形成制造BOM后才能导入ERP)。

实施效果

PDM图文档系统的成功实施,给该公司带来了大量可喜的变化。根据企业的评估,图文档系统应用半年后,保存到图文档系统中的电子文档数量已超过3万个,资料的平均查找时间从原先的15分钟缩短到5秒;设计图纸的版本差错率比原先下降了80%以上。
由于大量产品技术资料,特别是多年积累的设计成果,全部保存在图文档系统中,并实现了共享,从而形成了企业级的知识库体系,为产品设计部门转变设计模式、提高设计效率、控制产品成本提供了丰富的知识来源,产品的标准化、模块化程度不断提高。粗略估计,由于PDM图文档的应用和设计工作模式的改进,产品的标准化率比原先提升了30%以上,产品设计效率整体提升超过20%。
PDM图文档系统目前已经成为产品设计部门及相关管理人员的日常工作平台,信息共享、协同设计已经成为设计人员最乐于接受的工作方式。公司技术总工在年底工作总结上说:“PDM图文档项目帮助我们在技术管理上实现了创新,提高了设计效率,管理更加规范有序了!”一位资深设计师讲述他的使用感受时,总结了一句话:“现在离开PDM我都没法工作了”。
公司领导对此深有感触,说:“真后悔没有早点上PDM图文档!以前,找个资料要找半天,现在鼠标点点,几秒钟就搞定了;还可以通过PDM平台,及时了解产品的设计进展,考核各相关部门的工作业绩”,“技术管理一直是个老大难问题,很难定量,只能凭感觉定性判断,PDM解决了这个难题,相关员工也逐步接受了这种理念,使管理更加规范,效率得到了很大提高。”
很久以后,再次谈起这个项目时,公司老总依然感慨万千:“我很庆幸选择了PDM的产品,这几年,虽然一直面对着激烈的市场竞争,但我们依然保持着强劲的发展势头,产品技术依然处于领跑地位,市场份额还在不断扩大,对此,PDM图文档系统功不可没!我也非常庆幸选择了天泽科技,帮助我们弥补了很多技术管理上的困惑和漏洞,并用最专业的实施团队和高质量本地化的技术服务,保障了系统成功上线成功运行,我感谢他们!现在我觉得很幸福。”